Pengertian, Fungsi, dan Asas-asas Perencanaan

A. PENGERTIAN PERENCANAAN

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Planning is the function of a manager which involves the selection from alternatives of objectivies, policies, procedures and program. Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, program-program dari alternative-alternatif yang ada.

Louis A.Allen

Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result. Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginka

Menurut Mondy, Sharfin dan Premeuk disebut perencanaan (planning is the determining in advance what should be accomplished and how it should be realized (1991). Sependapat dengan Bartal dan Martin  (1999) mengatakan perencanaan adalah proses penentuan tujuan-tujuan dan menetapkan cara-cara terbaik untuk mencapainya (planning is the process of the setting goals and deciding how best to achieve them).

G.R. Terry, perencanaan adalah tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan dating dalam hal memvisualisasikan dan merumuskan aktivitas-aktivitas yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Pengertian perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu :

a.       Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.

b.      Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi.

c.       Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan dikemudian hari.

Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimanan sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan  ternyata dapat direalisasikan  dan mencapai tujuan yang diharapkan. Perencanaan yang buruk adalah ketika apa yang telah dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi, sehingga tujuan organisasi menjadi tidak terwujud. George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu:

a.       What (apa), terkait dengan misalnya apa yang sesungguhnya yang menjadi tujuan perusahaan dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

b.      Why (mengapa), terkait dengan pertanyaan seputar mengapa tujuan tersebut harus dicapai dan mengapa kegiatan yang terumuskan dalam jawaban atas pertanyaan what perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

c.       Where (dimana), mengenai dimana kegiatan  tersebut akan dilaksanakan

d.      When (kapan), kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan dan kapan kegiatan tersebut harus dimulai dan diakhiri.

e.       Who (siapa), terkait dengan siapa yang akan melaksanakannya. Pertanyaan ini terkait misalnya kualifikasi orang yang akan melakukannya dari sisi latar belakang personal dan keahliannya.

f.       How (bagaimana), terkait dengan bagaimana cara yang harus dilakukan untuk melakukan kegiatan tersebut.

B. FUNGSI PERENCANAAN

Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat fungsi dari perencanaan, yaitu:

1.      Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi. Perusahaan yang tidak menjalankan perencanaan sangat mungkin untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan ketidakberhasilan dalam pencapaian tujuan karena bagian-bagian dari organisasi bekerja secara sendiri-sendiri tanpa ada koordina yang jelas dan terarah. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.

2.      Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Pada dasarnya segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan. Tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri. Perubahan sering kali sesuai dengan apa yang kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula malah di luar perkiraan kita, sehingga menimbul ketidakpastian bagi perusahaan. Ketidakpastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang diantipasi jauh-jauh hari.

3.      Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Perencanaan juga berfungsi sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya organisasi yang digunakan. Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan, dengan cara bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. Dengan demikian, pemborosan yang terkait dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan akan bisa diminimalkan sehingga tingkat efisiensi dari perusahaan menjadi meningkat.

4.      Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perushaan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, membandingkan antara standar yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Dengan pengertian tersebut, maka perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang ingin dicapai oleh perusahaan.

C. ASAS-ASAS PERENCANAAN

1. priciple of contribution to objective Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus     ditujukan         kepada percapaian tujuan

2. principle of efficiency of plans suatu perencanaan aadalah efisien jika perencanaan itu dalam pelaksanaanya dapat mencapai tujuan dengan biaya yang sekecil-kecilnya.

3. asas pengutamaan perencanaan,  perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya, “organizng,  staffing, directing,  dan controlling”   seorang pemimpin tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan dan pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan.

4. Asas pemerataan perencanaan. Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting,  mengingat bpemimpin pada tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab atas  berhasilnya rencana itu. Tidak seorang manager pun yang tidak mengerjakan perencanaan.

5. Principle of planning premise (asas patokan perencanaan ). Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan,  sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukan kejadian-kejadian yang akan datang.

6. principle of  policy frame work ( asas kebijaksanaan pola kerja ). Kebijaksanaan ini mewujudkan pola kerja,  prosedur-prosedur kerja dan program tersusun.

7. prinsiple of timing (asas waktu ) perencanaan waktu yangrelatif singkat dan tepat.

8. asas tata hubungan perencanaan. Perencanaan dapat di susun dan di kordinasi dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang akan di laksanakan.

9. principle of alternatives. alternatif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga sehingga tercapai tujuan yang telah diteapkan.

10. principle of limiting faktor (asas pembatasan factor).  Dalam pemilihan alternatif-alternatif,  pertama-tama harus ditujukan pada factor-faktor yang strategis dan dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternatif dan asas pembatasan faktor merupakan syarat mutlak dalam penetapan keputusan.

11. the commitment principle (asas ketrikatan). Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

12. the principle of plexibility. Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibelitas,  tetapi tidak berarti mengubah tujuan.

13. the principle of navigation change. (asas ketetapan arah). Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan.

14. principle of strategis planning ( asas perencanaan strategis ). Dalam kondisi tertentu manager harus memilh tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan perencanaan agar tujuan tercapi dengan efektif.